Ship hàng 101: Làm sao để kiểm soát việc giao hàng cho shipper?

Tại sao cần kiểm soát việc giao hàng?

Một trong những vấn đề mà chúng tôi thường xuyên nhận yêu cầu trợ giúp đó là shop giao nhầm hàng hoặc thừa hàng cho shipper. Hay đôi khi là  shipper lấy hàng xong không cập nhật đầy đủ mã vận đơn đã lấy.

Đáng ngạc nhiên đây lại là thất thoát phổ biến nhất của các shop trong quá trình kinh doanh. Vậy làm thế nào để kiểm soát được tốt việc giao hàng cho shipper? Hãy cùng Goship tìm hiểu kỹ vấn đề này và đưa ra cách xử lý nhé.

Chuẩn bị trước khi giao hàng

Ông bà ta có câu "Ăn chắc mặc bền" chính là ý nói, việc của mình mình cứ phải làm cho chắc chắn trước, kết quả sau này mới tốt được. Việc giao hàng cho shipper cũng vậy, shop cần chuẩn bị kỹ hàng hóa trước khi giao là cách tốt nhất để hạn chế mọi nguy cơ đối với kiện hàng của bạn.

Có 3 công việc chính trong quá trình chuẩn bị mà bạn phải lưu ý tới.

Đóng gói gọn hàng

Đa số các đơn vị vận chuyển đều có quy định về quy cách đóng gói hàng hóa. Bạn cần phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn đó thì đơn vị vận chuyển mới tiếp nhận kiện hàng.

Quy chuẩn phổ biến nhất là kiện hàng phải được đóng gói gọn gàng, kín kẽ. Đặc biệt là không được đóng hàng theo kiểu "mẹ bồng con" như sau:

Đóng hàng kiểu này rất dễ bị tách rời 1 phần do liên kết giữa 2 kiện hàng rất kém.

Bạn hãy dùng hộp bìa carton hoặc túi gói hàng để đóng gói và đảm bảo tính thống nhất của kiện hàng. Việc sử dụng các vật liệu đóng gói này có thể làm tăng chi phí bán hàng của shop nhưng so với việc hàng hóa gặp vấn đề trong quá trình giao hàng thì đây vẫn là khoản đầu tư đáng có.

Hãy tham khảo video GHN hướng dẫn đóng gói sau:

Hoặc video của Lazada:

In và dán nhãn giao hàng

Tại Việt Nam, đa số các đơn vị vận chuyển sẽ không bắt buộc bạn phải in nhãn giao hàng. Trường hợp mà bạn chỉ ghi mã vận đơn lên kiện hàng bằng tay thì sau khi về bưu cục mới căn cứ vào mã vận đơn đó để in nhãn và dán lên kiện hàng.

Việc này được các nhân viên tại bưu cục làm hoàn toàn thủ công. Nếu số lượng hàng ở bưu cục lớn, đặc biệt trong những ngày cao điểm thì việc sai sót là thường xuyên xảy ra. Một khi kiện hàng của bạn bị dán nhầm nhãn giao hàng, hàng sẽ được giao đi địa chỉ sai. Shop sẽ mất nhiều thời gian để xử lý, thậm chí là chịu thất lạc luôn kiện hàng.

Do vậy bạn nên trang bị máy in nhiệt chuyên dùng để in nhãn giao hàng. Mỗi khi bạn đóng gói hàng xong thì in và dán nhãn giao hàng ngày sẽ hạn chế tối đa việc dán nhầm nhãn dẫn tới thất lạc hàng của bạn.

Chụp ảnh hoặc quay video việc đóng gói, giao hàng

Nếu shop không có camera thì mỗi khi đóng hàng xong nên cẩn thận chụp ảnh hoặc quay video lại hình dạng kiện hàng. Việc này đảm bảo rằng tính nguyên vẹn của kiện hàng trước khi giao cho shipper.

Khi quay chụp bạn nên soi rõ hình ảnh nhãn giao hàng. Đây chính là bằng chứng để khiếu nại với các đơn vị vận chuyển bất cứ khi nào hàng hóa có rủi ro thất lạc,  mất hỏng hay bị hoàn trả.

Hãy cố gắng tạo thành thói quen trong việc chụp hình hoặc quay video các kiện hàng của bạn trước khi giao cho shipper nhé.

Các lưu ý trong khi giao hàng cho shipper

Khi giao hàng, có một vài quy trình mà bạn cần phải lưu ý để đảm bảo phối hợp tốt với shipper. Mục tiêu vẫn là hạn chế tối đa rủi ro cho kiện hàng của bạn.

Biên bản bàn giao hàng

Có rất nhiều nguyên tắc trong lĩnh vực quản lý kho hàng. Nhưng một nguyên tắc quan trọng và phổ biến nhất đó là, luôn có biên bản ghi nhận sự di chuyển của hàng hóa.

Biên bản giao nhận hàng hóa trong việc bán hàng của bạn sẽ tối giản hơn, thông thường bao gồm các thông tin:

• Mã số phiếu
• Thời gian giao hàng
• Đơn vị vận chuyển
• Thông tin shipper: Tên, mã nhân viên/số thẻ căn cước, số điện thoại
• Danh sách mã vận đơn
• Chữ ký người giao hàng
• Chữ ký người nhận hàng

Biên bản giao hàng thông thường được in làm 3 bản. 1 bản giao cho người nhận, người giao hàng giữ 1 bản và 1 bản lưu tại bộ phận văn phòng.

Biên bản giao hàng là căn cứ đối chiếu 3 bên. Bạn giao cho shipper bao nhiêu mã, bao nhiêu kiện thì bạn đều sẽ nắm được. Ngay cả khi bạn không trực tiếp giao hàng cho shipper, chỉ cần có biên bản giao hàng có chữ ký của shipper thì bạn có thể yên tâm ngủ ngon mỗi đêm.

Vì vậy, hãy nên sử dụng biên bản bàn giao hàng và yêu cầu shipper nhận hàng phải ký nhận vào biên bản để xác định trách nhiệm của họ nhé.

Chia hàng theo đơn vị vận chuyển

Sẽ thật sai lầm nếu bạn chỉ hợp tác với 1 đơn vị vận chuyển duy nhất. Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ đều có ưu - nhược điểm riêng, phục vụ tốt một phân khúc hàng hóa, khu vực địa lý và trọng lượng hàng hóa khác nhau. Ngoài ra, ở mỗi thời điểm sẽ có những sự cố cục bộ khiến việc vận hành của các đơn vị vận chuyển không được trơn tru xuyên suốt.

Như vậy, việc chỉ sử dụng dịch vụ giao hàng của duy nhất một đơn vị vận chuyển lại chính là bất cập khiến công việc kinh doanh của bạn gặp trở ngại.

Khi bạn phải làm việc với từ 2 đơn vị vận chuyển trở lên, bạn sẽ dễ gặp phải tình trạng shipper của bên vận chuyển A lấy nhầm hàng của shipper bên vận chuyển B. Để hạn chế tình trạng này, bạn cần phân loại các kiện hàng theo từng đơn vị vận chuyển. Bạn có thể đặt các kiện hàng của từng bên vận chuyển cách xa nhau, hoặc có thể dùng giỏ nhựa để phân loại.

Việc phân loại như thế sẽ hạn chế tình trạng lấy nhầm hàng gây ra sự thất lạc của hàng hóa.

Sử dụng Goship để kiểm soát giao hàng

In nhãn giao hàng

Như đã đề cập ở phần trước, việc in và dán nhãn giao hàng lên kiện hàng có vai trò quan trọng trong việc hạn chế việc đơn vị vận chuyển dán nhầm nhãn sai, gây ra hậu quả là giao hàng sai địa chỉ. Hiện nay, hầu hết các đơn vị vận chuyển đều cho phép bạn có thể in nhãn giao hàng của họ.

Nhưng một bất cập khi bạn in nhãn giao hàng của các đơn vị vận chuyển là khổ giấy in không thống nhất. Việc in nhãn sẽ rất phiền phức khi bạn phải đổi qua lại giữa các khổ giấy để in trên giao diện in ứng với từng bên vận chuyển.

Để giải quyết vấn đề này, Goship cho phép bạn in nhãn giao hàng của 10 đơn vị vận chuyển theo 1 chuẩn chung mà vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin đơn hàng. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn nhiều khổ giấy khác nhau cho việc in nhãn này:

• Khổ A5: Phù hợp nếu bạn sử dụng máy in laser hoặc máy in hóa đơn bán hàng.
• Khổ 100 * 150mm: Khổ tiêu chuẩn, phù hợp với máy in nhiệt.
• Khổ 60 * 40mm: Phiên bản rút gọn để tiết kiệm hơn, phù hợp với máy in nhiệt.

Bạn cũng có thể lựa chọn in từng đơn hoặc in nhiều đơn hàng cùng lúc, không cần phân biệt đơn của bên vận chuyển nào (nhưng hãy lưu ý dán đúng nhãn lên kiện hàng của bạn nhé).

In biên bản bàn giao hàng

Trên phần mềm Goship, bạn cũng có thể tick chọn nhiều đơn hàng ở trạng thái Lấy hàng để in biên bản giao hàng (thao tác như ảnh trên mục in nhãn giao hàng).

Có 2 lựa chọn về khổ giấy của biên bản bàn giao hàng là A4 và A6. Phiên bản A6 giúp bạn tiết kiệm giấy hơn và có thể in bằng máy in hóa đơn.

Nếu bạn muốn in biên bản bàn giao của nhiều đơn vị vận chuyển thì Goship sẽ tự động nhóm các đơn hàng của từng đơn vị vận chuyển lại với nhau để tạo ra từng phiếu ứng với từng đơn vị giao hàng.

Kết

Chúng ta đang sống trong 1 giai đoạn bùng nổ của Thương mại điện tử. Việc này tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới nhưng cũng tạo ra nhiều rủi ro hơn. Nếu không có nhận thức về những rủi ro này, bạn sẽ rất dễ bị mất kiểm soát trong công việc kinh doanh của mình, gây ra hậu quả thất thoát tiền bạc nghiêm trọng.

Để theo kịp với sự thay đổi này, bạn sẽ cần rất nhiều nỗ lực để củng cố quy trình, quy định và chính sách trong việc kinh doanh của mình. Điều quan trọng nhất là bạn phải luôn thích nghi với mọi sự thay đổi thị trường, nắm bắt các yếu tố có thể gây ảnh hưởng tiêu cực với công việc kinh doanh của mình.

Chúng tôi hiểu rằng đối với nhiều người trong số các bạn, công việc kinh doanh online phát triển nhanh chóng là nguồn gốc của sự lo lắng và không chắc chắn. Đôi khi, bạn cần một chút chỉ dẫn nào đó, và Goship sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!